Software de flujos de trabajo de compras y gastos con control del gasto y aprobaciones
Mejor control del gasto, aprobaciones más rápidas y una pista de auditoría completa desde la solicitud hasta la autorización del pago.
Mobbiz conecta a los equipos de compras, finanzas y solicitantes mediante flujos de trabajo configurables. Las comprobaciones de presupuesto, los límites de aprobación, los documentos obligatorios y las rutas de excepción pueden integrarse en cada proceso.
Introducción
El software de flujos de trabajo de compras y gastos estandariza cómo avanzan por las fases de validación y aprobación los proveedores, las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas, los gastos de empleados y las solicitudes de pago.
En Mobbiz, esto forma parte de un marco de gobernanza operativa que aplica reglas de negocio, responsabilidades, requisitos de evidencia, gestión de excepciones y pistas de auditoría definidos a lo largo de todo el proceso.
- Mobbiz conecta a los equipos de compras, finanzas y solicitantes mediante flujos de trabajo configurables.
- Las comprobaciones de presupuesto, los límites de aprobación, los documentos obligatorios y las rutas de excepción pueden integrarse en cada proceso.
- Las solicitudes de proveedores y empleados pueden recogerse mediante formularios estructurados y portales cuando sea necesario.
- Los datos aprobados pueden enviarse a sistemas ERP o de contabilidad, o gestionarse directamente en Mobbiz cuando proceda.
- Los agentes de IA opcionales pueden apoyar la extracción y la validación de documentos sin saltarse las aprobaciones humanas.
Resultado clave: mejor control del gasto, aprobaciones más rápidas y una pista de auditoría completa desde la solicitud hasta la autorización del pago.
Compras y gastos
Reúna las compras, los gastos y las solicitudes de pago en un único proceso controlado
Un software de flujos de trabajo que cubra tanto las compras como los gastos de empleados puede gestionar las solicitudes de compra y los reembolsos a empleados con las mismas reglas de aprobación, comprobaciones de presupuesto y pista de auditoría. Si los documentos y los procesos se coordinan mediante correo electrónico, hojas de cálculo o sistemas desconectados, Mobbiz puede configurar un único flujo de trabajo visible para solicitantes, aprobadores, compras y finanzas.
Definición
¿Qué es el software de flujos de trabajo de compras y gastos?
El software de flujos de trabajo de compras y gastos gestiona el proceso operativo que hay detrás del gasto de una empresa. Define qué información se requiere, quién debe revisarla, qué políticas y controles presupuestarios se aplican, qué evidencias deben adjuntarse y cuándo una transacción aprobada puede pasar a contabilidad o a pago.
El enfoque de Mobbiz
Mobbiz reúne estos controles en una plataforma de gobernanza operativa configurable y sin código. Las organizaciones pueden partir del módulo de Compras y gastos y adaptar sus formularios, circuitos de aprobación, responsabilidades, reglas de negocio, paneles de control e integraciones a su propio modelo operativo.
El problema
Por qué fallan los procesos de compras y gastos
Cuando el gasto se gestiona por correo electrónico, hojas de cálculo y herramientas desconectadas, siempre surgen los mismos siete problemas.
Información inconsistente de proveedores
La información y los documentos de cumplimiento de los proveedores se recogen de forma inconsistente.
Solicitudes de compra poco claras
Las solicitudes de compra llegan al equipo de compras sin especificaciones, presupuestos ni aprobaciones claros.
Documentos difíciles de conciliar
Resulta difícil conciliar los pedidos de compra, las recepciones y las facturas de proveedores.
Gastos dispersos en correos electrónicos
Los empleados presentan sus gastos por correo electrónico o en hojas de cálculo, a menudo sin los justificantes necesarios.
Anticipos pendientes de liquidación
Los anticipos permanecen abiertos porque la liquidación y la regularización no se siguen de principio a fin.
Historial de aprobación incompleto
Las solicitudes de pago llegan a finanzas sin un historial de aprobación completo.
Falta de visibilidad en tiempo real
La dirección no tiene visibilidad en tiempo real de los compromisos pendientes, las excepciones y las partidas más antiguas.
El resultado no es solo un procesamiento más lento, sino también un control presupuestario más débil, trabajo duplicado, seguimientos evitables y evidencias incompletas cuando se revisa o se audita una transacción.
el módulo
Procesos incluidos en el módulo de Compras y gastos
| Área de proceso | Procesos configurados | Finalidad operativa |
|---|---|---|
| Compras y gestión de proveedores |
|
Homologar proveedores, controlar las solicitudes y formalizar las compras aprobadas. |
| Control de presupuesto, facturas y pagos |
|
Confirmar la disponibilidad presupuestaria, validar las facturas y autorizar las transacciones antes de su registro contable o de su pago. |
| Efectivo y gastos de empleados |
|
Hacer seguimiento de anticipos, justificantes, comprobaciones de política de gastos, liquidaciones, reembolsos y reposiciones. |
Ejemplos de flujos de trabajo con gobernanza
Del alta del proveedor a su activación
- El proveedor presenta la información requerida
- Se validan los documentos legales, financieros, fiscales y de cumplimiento
- Los equipos responsables aprueban o devuelven las excepciones
- El proveedor aprobado queda disponible para las compras
De la solicitud de compra al pedido de compra
- El solicitante define la necesidad
- Se comprueban las reglas presupuestarias y las políticas aplicables
- La aprobación se asigna según el importe, el departamento o la categoría
- El equipo de compras confirma el proveedor y las condiciones
- Se emite el pedido de compra
De la factura del proveedor a la solicitud de pago
- Se registran la factura y los documentos justificativos
- Se comprueban el pedido de compra y las evidencias de recepción
- Las excepciones se derivan para su revisión
- Los responsables autorizados aprueban la factura
- La solicitud de pago se envía a finanzas o al ERP
Del anticipo a la liquidación
- El empleado solicita un anticipo
- Se aprueban la finalidad y el presupuesto
- Se presentan los gastos y los justificantes
- Se concilia el gasto real
- Se calcula y aprueba el reembolso restante o la devolución del importe por parte del empleado
Del uso de la caja chica a su reposición
- Los fondos se asignan a un responsable
- El uso de los fondos se registra con sus justificantes
- Se supervisan los saldos
- Los gastos validados dan lugar a una reposición controlada
Integración con ERP
¿Cómo puedo automatizar las aprobaciones de compras y el alta de proveedores sin sustituir mi ERP?
Las aprobaciones de compras y el alta de proveedores pueden automatizarse en una capa de flujos de trabajo que funciona junto al ERP en lugar de dentro de él. Mobbiz puede integrar proveedores aprobados, pedidos de compra, facturas, liquidaciones de gastos o solicitudes de pago con los sistemas ERP y de contabilidad, que siguen siendo los sistemas de registro financiero
| Tipo de sistema | Función principal | Relación con Mobbiz |
|---|---|---|
| Sistema ERP o de contabilidad | Registros financieros, asientos contables y transacciones principales | Recibe datos aprobados o intercambia estados y datos de referencia cuando existe una integración. |
| Suite de compras y pagos | Funciones especializadas de búsqueda de proveedores y compras | Puede complementarse con los flujos de trabajo, portales, controles o procesos interdepartamentales de Mobbiz. |
| Aplicación de gestión de gastos | Registro de gastos de empleados y gestión de reembolsos | Mobbiz puede conectar los gastos con los anticipos, los presupuestos, las solicitudes de pago y la gobernanza general de las aprobaciones. |
| Mobbiz | Ejecución de flujos de trabajo configurables y gobernanza operativa | Gestiona formularios, documentos, aprobaciones, reglas, excepciones, paneles de control e historial de auditoría a lo largo de todo el proceso. |
Mobbiz también puede gestionar directamente los registros operativos configurados cuando el cliente no necesita un sistema independiente para esa parte del proceso. Los requisitos de integración se definen durante la implementación.
Agentes de IA
Agentes de IA para flujos de trabajo de compras y gastos
Se pueden configurar agentes de IA opcionales para tareas específicas que impliquen muchos documentos o sean repetitivas, como:
- Extraer información de documentos de proveedores, facturas y justificantes
- Comprobar si faltan campos obligatorios o evidencias justificativas
- Clasificar documentos y derivarlos al flujo de trabajo correspondiente
- Comparar la información extraída con los datos de compras o gastos configurados
- Preparar resúmenes o notas sobre excepciones para su revisión por parte de una persona
Los agentes de IA operan dentro de flujos de trabajo, reglas, permisos y requisitos de revisión humana definidos. Ayudan a ejecutar el proceso, pero no aprueban gastos ni autorizan pagos de forma autónoma.
Capacidades clave y resultados para el comprador
- Formularios configurables de solicitud y aprobación
- Asignación de aprobaciones según el importe, la categoría, el departamento, la entidad o el tipo de excepción
- Controles de documentación obligatoria y cumplimiento de políticas
- Participación de proveedores y empleados mediante formularios estructurados o portales
- Visibilidad de los compromisos presupuestarios y las obligaciones pendientes
- Documentación justificativa de facturas, recepciones y gastos vinculada a cada transacción
- Escalados, seguimiento de la antigüedad de las partidas y control de responsabilidades
- Paneles de control y pistas de auditoría en los flujos de trabajo de compras y finanzas
Entre los resultados empresariales esperados se incluyen una menor coordinación manual, menos solicitudes incompletas, un mayor control del gasto, aprobaciones más rápidas y una preparación más fiable de las auditorías.
Los resultados reales dependen del volumen de procesos, las condiciones iniciales y el alcance de la implementación.
¿Cuándo debería plantearse una empresa este módulo?
- Las aprobaciones de compras y gastos se gestionan por correo electrónico o chat.
- El proceso de alta de proveedores varía según el departamento o la ubicación.
- Los controles presupuestarios se realizan tarde en el proceso de compra.
- Las facturas o solicitudes de reembolso suelen llegar sin la documentación justificativa necesaria.
- Los anticipos y los saldos de caja chica requieren un seguimiento manual repetido.
- Finanzas no puede consultar fácilmente por qué, cuándo o quién aprobó una transacción.
- Los flujos de trabajo del ERP existente no cubren todo el proceso entre empleados, proveedores y responsables de aprobación.
Preguntas frecuentes
¿El módulo de Mobbiz sustituye a un ERP o a un sistema de contabilidad?
No necesariamente. Mobbiz puede integrarse con los ERP y los sistemas de contabilidad existentes o gestionar directamente datos operativos configurados, según el alcance. No pretende sustituir toda la funcionalidad contable y financiera de un ERP.
¿Qué opciones hay para aprobaciones de compras y flujos documentales que se conecten a un ERP existente?
Hay tres opciones principales: ampliar las funciones de flujo de trabajo del propio ERP, añadir una aplicación especializada de procure-to-pay o de gastos, o incorporar una plataforma de flujos de trabajo como Mobbiz, que gestiona aprobaciones, documentos y portales de proveedores y envía los datos aprobados al ERP. Muchas empresas las combinan: el ERP conserva los registros financieros y una capa de flujos de trabajo gestiona los pasos previos a la contabilización de una transacción.
¿Puede Mobbiz gestionar el alta de proveedores?
Sí. El flujo de trabajo puede recoger la información y los documentos del proveedor, enrutar las revisiones de cumplimiento y comerciales, gestionar las excepciones y activar proveedores solo cuando se hayan completado las aprobaciones necesarias.
¿Puede Mobbiz gestionar anticipos y la liquidación de gastos?
Sí. El módulo puede conectar las solicitudes de anticipo, los justificantes, las notas de gastos, las comprobaciones de política, la liquidación, los reembolsos y las devoluciones de los empleados en un único proceso trazable.
¿Cómo pueden los proveedores externos enviar documentos y formularios sin acceder a nuestros sistemas internos?
Los proveedores externos envían información y documentos mediante formularios de Mobbiz o un portal de proveedores, sin ninguna cuenta ni acceso al ERP de la empresa ni a otros sistemas internos. Cada proveedor ve únicamente sus propias solicitudes y envíos, mientras que los revisores internos trabajan sobre los mismos registros dentro del flujo de trabajo con gobernanza. El acceso de los proveedores y el modelo de participación se definen en el alcance de la solución, y los usuarios externos se facturan aparte de los internos, tal como se explica en la página de precios.
¿Se pueden cotejar las facturas de proveedores con los registros de compra?
El flujo de trabajo puede validar las facturas de proveedores con la información configurada de pedidos de compra y de recepciones, y enrutar las excepciones para su revisión. La lógica exacta de cotejo depende de los datos y las integraciones disponibles.
¿Cómo se puede usar la IA de forma segura en compras?
La IA puede extraer, clasificar y validar documentos o preparar resúmenes de excepciones. La autoridad de aprobación permanece dentro de las reglas configuradas y de la supervisión humana.
¿Pueden los equipos no técnicos adaptar los flujos de trabajo?
Los usuarios autorizados pueden ajustar los formularios, reglas, circuitos de aprobación, notificaciones y SLA configurados dentro de sus permisos. Las integraciones y los rediseños importantes se gestionan con el equipo de implantación.
¿Qué significa gobernanza operativa en compras y gastos?
Significa que los procesos de compras y de gastos siguen responsabilidades, límites de aprobación, reglas de negocio, requisitos de evidencia y rutas de excepción definidos. Mobbiz convierte esos controles en parte del flujo de trabajo y conserva las decisiones y acciones resultantes en un historial auditable.
Controle el proceso desde la solicitud hasta la autorización del pago
Traiga a una demostración de Mobbiz un flujo real de compras o de gastos de empleados. Mapearemos el proceso, mostraremos cómo se pueden configurar los controles e identificaremos dónde las integraciones o los agentes de IA aportarían valor práctico.
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