Software de flujos de trabajo de compras y gastos con control de presupuesto y aprobaciones
mejor control del gasto, aprobaciones más rápidas y una pista de auditoría completa desde la solicitud hasta la autorización del pago.
Mobbiz conecta a los equipos de compras, finanzas y solicitantes mediante flujos de trabajo configurables. Las comprobaciones de presupuesto, los límites de aprobación, los documentos obligatorios y las rutas de excepción pueden integrarse en cada proceso.
Introducción
El software de flujos de trabajo de compras y gastos estandariza cómo avanzan por las fases de validación y aprobación los proveedores, las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas, los gastos de empleados y las solicitudes de pago. En Mobbiz, forma parte de un marco de gobernanza operativa que aplica reglas de negocio, responsabilidades, requisitos de evidencia, gestión de excepciones y pistas de auditoría definidos a lo largo de todo el proceso.
- Mobbiz conecta a los equipos de compras, finanzas y solicitantes mediante flujos de trabajo configurables.
- Las comprobaciones de presupuesto, los límites de aprobación, los documentos obligatorios y las rutas de excepción pueden integrarse en cada proceso.
- Las solicitudes de proveedores y empleados pueden recogerse mediante formularios estructurados y portales cuando sea necesario.
- Los datos aprobados pueden enviarse a sistemas ERP o de contabilidad, o gestionarse directamente en Mobbiz cuando proceda.
- Los agentes de IA opcionales pueden apoyar la extracción y la validación de documentos sin saltarse las aprobaciones humanas.
Resultado clave: mejor control del gasto, aprobaciones más rápidas y una pista de auditoría completa desde la solicitud hasta la autorización del pago.
Compras y gastos
Reúna compras, gastos y
solicitudes de pago en un único proceso controlado
Un software de flujos de trabajo que cubra tanto las compras como los gastos de empleados puede gestionar las solicitudes de compra y los reembolsos a empleados con las mismas reglas de aprobación, comprobaciones de presupuesto y pista de auditoría. Si los documentos y los procesos se coordinan mediante correo electrónico, hojas de cálculo o sistemas desconectados, Mobbiz puede configurar un único flujo de trabajo visible para solicitantes, aprobadores, compras y finanzas.
Definición
¿Qué es el software de flujos de trabajo de compras y gastos?
El software de flujos de trabajo de compras y gastos gestiona el proceso operativo que hay detrás del gasto de una empresa. Define qué información se requiere, quién debe revisarla, qué políticas y controles presupuestarios se aplican, qué evidencias deben adjuntarse y cuándo una transacción aprobada puede pasar a contabilidad o a pago.
El enfoque de Mobbiz
Mobbiz reúne estos controles en una plataforma de gobernanza operativa sin código y configurable. Las organizaciones pueden partir del módulo de Compras y Gastos y adaptar sus formularios, circuitos de aprobación, responsabilidades, reglas de negocio, paneles de control e integraciones a su propio modelo operativo.
El problema
Por qué fallan los procesos de compras y de gastos
Cuando el gasto se gestiona por correo electrónico, hojas de cálculo y herramientas desconectadas, siempre surgen los mismos siete problemas.
Datos de proveedores inconsistentes
La información y los documentos de cumplimiento de los proveedores se recogen de forma inconsistente.
Solicitudes de compra poco claras
Las solicitudes de compra llegan a compras sin especificaciones, presupuestos ni aprobaciones claros.
Documentos difíciles de conciliar
Resulta difícil conciliar pedidos de compra, recepciones y facturas de proveedores.
Gastos perdidos entre correos
Los empleados presentan sus gastos por correo electrónico o en hojas de cálculo, y faltan justificantes.
Anticipos de efectivo sin cerrar
Los anticipos permanecen abiertos porque la liquidación y la regularización no se siguen de principio a fin.
Historial de aprobaciones incompleto
Las solicitudes de pago llegan a finanzas sin un historial de aprobación completo.
Falta de visibilidad en tiempo real
La dirección no tiene visibilidad en tiempo real de los compromisos pendientes, las excepciones y las partidas más antiguas.
El resultado no es solo un procesamiento más lento, sino también un control presupuestario más débil, trabajo duplicado, seguimientos evitables y evidencias incompletas cuando se revisa o se audita una transacción.
el módulo
Procesos incluidos en el módulo de Compras y Gastos
| Área de proceso | Procesos configurados | Finalidad operativa |
|---|---|---|
| Compras y gestión de proveedores |
|
Homologar proveedores, controlar las solicitudes y formalizar las compras aprobadas. |
| Control de presupuesto, facturas y pagos |
|
Confirmar la disponibilidad presupuestaria, validar las facturas y autorizar las transacciones antes de su registro contable o de su pago. |
| Efectivo y gastos de empleados |
|
Hacer seguimiento de anticipos, justificantes, comprobaciones de política de gastos, liquidaciones, reembolsos y reposiciones. |
Ejemplos de flujos de trabajo con gobernanza
Del alta del proveedor a su activación
- El proveedor envía la información requerida
- Se validan los documentos legales, financieros, fiscales y de cumplimiento
- Los equipos responsables aprueban o devuelven las excepciones
- El proveedor aprobado queda disponible para compras
De la solicitud de compra al pedido de compra
- El solicitante define la necesidad
- Se comprueban las reglas de presupuesto y de política
- La aprobación se enruta por importe, departamento o categoría
- Compras confirma el proveedor y las condiciones
- Se emite el pedido de compra
De la factura del proveedor a la solicitud de pago
- Se captura la factura y la documentación de soporte
- Se comprueban el pedido de compra y la evidencia de recepción
- Se enrutan las excepciones
- Los aprobadores autorizados confirman la factura
- La solicitud de pago se libera a finanzas o al ERP
Del anticipo a la liquidación
- El empleado solicita un anticipo
- Se aprueban la finalidad y el presupuesto
- Se presentan los gastos y los justificantes
- Se concilia el gasto real
- Se calcula y se aprueba el reembolso pendiente o la devolución del empleado
De la entrega de caja fija a su reposición
- Se asignan fondos a un responsable de la caja
- Se registra su uso con evidencia
- Se supervisan los saldos
- Los gastos validados activan una reposición controlada
Integración con ERP
¿Cómo puedo automatizar las aprobaciones de compras y el alta de proveedores sin sustituir mi ERP?
Las aprobaciones de compras y el alta de proveedores pueden automatizarse en una capa de flujos de trabajo que funciona junto al ERP en lugar de dentro de él. Mobbiz puede integrar proveedores aprobados, pedidos de compra, facturas, liquidaciones de gastos o solicitudes de pago con los sistemas ERP y de contabilidad, que siguen siendo los sistemas de registro financiero
| Tipo de sistema | Función principal | Relación con Mobbiz |
|---|---|---|
| ERP o sistema de contabilidad | Registros financieros, asientos contables y transacciones centrales | Recibe los datos aprobados o intercambia información de estado y de referencia cuando está integrado. |
| Suite de compras y pagos (procure-to-pay) | Funciones especializadas de compras y gestión de proveedores | Puede complementarse con los flujos de trabajo, portales, controles o procesos interdepartamentales de Mobbiz. |
| Aplicación de gastos | Registro de gastos de empleados y reembolsos | Mobbiz puede conectar los gastos con anticipos, presupuestos, solicitudes de pago y una gobernanza de aprobación más amplia. |
| Mobbiz | Ejecución de flujos de trabajo configurables y gobernanza operativa | Gestiona formularios, documentos, aprobaciones, reglas, excepciones, paneles de control e historial de auditoría a lo largo del proceso. |
Mobbiz también puede gestionar directamente los registros operativos configurados cuando el cliente no necesita un sistema independiente para esa parte del proceso. Los requisitos de integración se definen durante la implementación.
Agentes de IA
Agentes de IA para flujos de trabajo de compras y de gastos
Los agentes de IA opcionales pueden configurarse para actividades concretas, repetitivas o con mucha carga documental, entre ellas:
- Extraer información de documentos de proveedores, facturas y justificantes
- Comprobar si faltan campos obligatorios o evidencias de soporte
- Clasificar documentos y dirigirlos al flujo de trabajo correcto
- Comparar la información extraída con los datos de compra o de gastos configurados
- Preparar resúmenes o notas de excepción para los revisores humanos
Los agentes de IA operan dentro de flujos de trabajo, reglas, permisos y requisitos de revisión humana definidos. Apoyan el proceso; no aprueban gastos ni liberan pagos de forma independiente.
Capacidades clave y resultados para el comprador
- Formularios de solicitud y de aprobación configurables
- Enrutamiento de aprobaciones por importe, categoría, departamento, entidad o tipo de excepción
- Controles de documentos obligatorios y de políticas
- Participación de proveedores y empleados mediante formularios estructurados o portales
- Compromiso presupuestario y visibilidad de las obligaciones pendientes
- Facturas, justificantes y evidencias de gastos vinculados a la transacción
- Escalados, vistas de antigüedad y seguimiento de responsabilidades
- Paneles de control y pistas de auditoría en los flujos de compras y finanzas
Entre los resultados empresariales esperados se encuentran una menor necesidad de coordinación manual, menos solicitudes incompletas, mayor disciplina de gasto, aprobaciones más rápidas y una preparación de auditorías más fiable.
Los resultados reales dependen del volumen de procesos, de las condiciones de partida y del alcance de la implantación.
¿Cuándo debería plantearse una empresa este módulo?
- Las aprobaciones de compras y de gastos se gestionan por correo electrónico o chat.
- El alta de proveedores varía según el departamento o la ubicación.
- Las comprobaciones de presupuesto se hacen tarde en el proceso de compra.
- Las facturas o las notas de gastos llegan con frecuencia sin la evidencia necesaria.
- Los anticipos y los saldos de caja fija requieren un seguimiento manual repetido.
- Finanzas no puede ver con facilidad por qué, cuándo y por quién se aprobó una transacción.
- Los flujos de trabajo del ERP existente no cubren el proceso completo entre empleados, proveedores y aprobadores.
Preguntas frecuentes
¿El módulo de Mobbiz sustituye a un ERP o a un sistema de contabilidad?
No necesariamente. Mobbiz puede integrarse con los ERP y los sistemas de contabilidad existentes o gestionar directamente datos operativos configurados, según el alcance. No pretende sustituir toda la funcionalidad contable y financiera de un ERP.
¿Qué opciones hay para aprobaciones de compras y flujos documentales que se conecten a un ERP existente?
Hay tres opciones principales: ampliar las funciones de flujo de trabajo del propio ERP, añadir una aplicación especializada de procure-to-pay o de gastos, o incorporar una plataforma de flujos de trabajo como Mobbiz, que gestiona aprobaciones, documentos y portales de proveedores y envía los datos aprobados al ERP. Muchas empresas las combinan: el ERP conserva los registros financieros y una capa de flujos de trabajo gestiona los pasos previos a la contabilización de una transacción.
¿Puede Mobbiz gestionar el alta de proveedores?
Sí. El flujo de trabajo puede recoger la información y los documentos del proveedor, enrutar las revisiones de cumplimiento y comerciales, gestionar las excepciones y activar proveedores solo cuando se hayan completado las aprobaciones necesarias.
¿Puede Mobbiz gestionar anticipos y la liquidación de gastos?
Sí. El módulo puede conectar las solicitudes de anticipo, los justificantes, las notas de gastos, las comprobaciones de política, la liquidación, los reembolsos y las devoluciones de los empleados en un único proceso trazable.
¿Cómo pueden los proveedores externos enviar documentos y formularios sin acceder a nuestros sistemas internos?
Los proveedores externos envían información y documentos mediante formularios de Mobbiz o un portal de proveedores, sin ninguna cuenta ni acceso al ERP de la empresa ni a otros sistemas internos. Cada proveedor ve únicamente sus propias solicitudes y envíos, mientras que los revisores internos trabajan sobre los mismos registros dentro del flujo de trabajo con gobernanza. El acceso de los proveedores y el modelo de participación se definen en el alcance de la solución, y los usuarios externos se facturan aparte de los internos, tal como se explica en la página de precios.
¿Se pueden cotejar las facturas de proveedores con los registros de compra?
El flujo de trabajo puede validar las facturas de proveedores con la información configurada de pedidos de compra y de recepciones, y enrutar las excepciones para su revisión. La lógica exacta de cotejo depende de los datos y las integraciones disponibles.
¿Cómo se puede usar la IA de forma segura en compras?
La IA puede extraer, clasificar y validar documentos o preparar resúmenes de excepciones. La autoridad de aprobación permanece dentro de las reglas configuradas y de la supervisión humana.
¿Pueden los equipos no técnicos adaptar los flujos de trabajo?
Los usuarios autorizados pueden ajustar los formularios, reglas, circuitos de aprobación, notificaciones y SLA configurados dentro de sus permisos. Las integraciones y los rediseños importantes se gestionan con el equipo de implantación.
¿Qué significa gobernanza operativa en compras y gastos?
Significa que los procesos de compras y de gastos siguen responsabilidades, límites de aprobación, reglas de negocio, requisitos de evidencia y rutas de excepción definidos. Mobbiz convierte esos controles en parte del flujo de trabajo y conserva las decisiones y acciones resultantes en un historial auditable.
Controle el proceso desde la solicitud hasta la autorización del pago
Traiga a una demostración de Mobbiz un flujo real de compras o de gastos de empleados. Mapearemos el proceso, mostraremos cómo se pueden configurar los controles e identificaremos dónde las integraciones o los agentes de IA aportarían valor práctico.
- 8th floor, 105 Rada street Makati, 1223 Philippines
- 160 Robinson Road, #14-04 Singaporean Business Federation Centre, Singapore 068914
- Sc Puerto, 6, Poblats Marítims, 46024 València, Valencia, Spain
- +63 917 709 63 74
- +34 686 04 46 20
- info@MobbizSolutions.com